A. HỒ SƠ CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ hợp lệ yêu cầu công chứng bao gồm:

a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản;

b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);

c) Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật đất đai năm 1987, Luật đất đai năm 1993, Luật đất đai năm 2003 ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05/07/1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất); Trường hợp trong thời hạn theo quy định tại Điều 184 của Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai, nếu người đang sử dụng đất chưa có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì phải có bản sao một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật đất đai; trường hợp người sử dụng đất có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính thì phải có xác nhận bằng văn bản (bản sao) của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất.

d) Hợp đồng, văn bản về bất động sản.

2. Ngoài các giấy tờ nêu tại điểm 1 khoản này, tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu cầu công chứng còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:

a) Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;

b) Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa đất;

c) Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;
Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;

d) Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 95/2005/NĐ-CP ngày 15/07/2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;

đ) Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01/07/2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;

e) Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.

3. Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu công chứng nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng nêu tại điểm 1 và 2 nêu trên.

B. THỦ TỤC, TRÌNH TỰ CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

1. Người yêu cầu công chứng nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu công chứng và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; Phòng công chứng tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng.

Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì Phòng công chứng phải gửi Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin địa chính (Mẫu số 03/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu thấy cần thiết thì Phòng công chứng gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 03/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn công chứng nêu tại điểm 4 dưới đây.

2. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ thì Phòng công chứng ghi vào Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (ban hành kèm theo Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/03/2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực) và thực hiện công chứng.

Trường hợp không công chứng được trong ngày nhận hồ sơ thì Phòng công chứng ghi vào Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và viết Phiếu hẹn (Mẫu số 02/PH) trao cho người yêu cầu công chứng. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu công chứng mà phát hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì Phòng công chứng trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu công chứng.

3. Trường hợp công chứng văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết là 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế và không tính vào thời hạn công chứng nêu tại điểm 4 dưới đây.

4. Thời hạn công chứng hợp đồng, văn bản về bất động sản cụ thể như sau:

a) Trong ngày nhận hồ sơ đối với hợp đồng, văn bản về bất động sản trong trường hợp là hộ gia đình, cá nhân; nếu nộp hồ sơ yêu cầu công chứng sau ba (03) giờ chiều thì việc công chứng được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

b) Không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với hợp đồng, văn bản về bất động sản trong trường hợp là tổ chức trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài; trường hợp hợp đồng thế chấp thì không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

C. LỆ PHÍ CÔNG CHỨNG

1. Cá nhân, tổ chức Việt Nam và nước ngoài yêu cầu Phòng công chứng thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, giấy tờ, chữ ký… theo quy định của pháp luật thì phải nộp lệ phí công chứng theo quy định tại Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC- BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp Hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực.

2. Trong trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định về lệ phí công chứng khác với quy định tại Thông tư này thì áp dụng theo quy định của điều ước quốc tế đó.

3. Lệ phí công chứng thu bằng Đồng Việt Nam theo mức thu quy định.

Đối với cá nhân có hộ khẩu thường trú tại các xã đặc biệt khó khăn miền núi và vùng sâu, vùng xa theo Quyết định số 135/1998/QĐ-TTg ngày 31/07/1998 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình phát triển kinh tế – xã hội các xã đặc biệt khó khăn miền núi và vùng sâu, vùng xa, thì mức thu bằng 50% mức thu lệ phí công chứng quy định tại Biểu mức thu ban hành kèm theo Thông tư số 93.

4. Cơ quan công chứng đồng thời thực hiện việc thu lệ phí theo quy định có trách nhiệm:

a) Niêm yết công khai mức thu lệ phí công chứng tại trụ sở cơ quan nơi thu lệ phí.

b) Đăng ký, kê khai lệ phí công chứng với cơ quan Thuế địa phương nơi cơ quan công chứng đóng trụ sở.

c) Tổ chức thu, nộp lệ phí công chứng và mở tài khoản tạm gửi tiền thu lệ phí công chứng tại Kho bạc nhà nước địa phương nơi đặt trụ sở. Tuỳ theo số tiền thu lệ phí nhiều hay ít mà định kỳ hàng ngày (đối với Phòng công chứng thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh) hoặc tối đa là 10 ngày một lần (đối với cơ quan công chứng khác), cơ quan công chứng tiến hành lập bảng kê, gửi tiền thu lệ phí vào tài khoản mở tại Kho bạc nhà nước.

d) Khi thu tiền lệ phí công chứng cơ quan thực hiện công chứng phải cấp cho người nộp tiền lệ phí biên lai thu lệ phí công chứng do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành. Biên lai nhận tại Cục Thuế địa phương và được quản lý, sử dụng theo quy định của Bộ Tài chính.

MỨC THU LỆ PHÍ CÔNG CHỨNG ÁP DỤNG TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG

 Mức thu phí đối với các việc công chứng hợp đồng thuê quyền sử dụng đất; thuê nhà ở; thuê, thuê lại tài sản (tính trên tổng số tiền thuê) được tính như sau: 

 Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/trường hợp. 

 Mức thu phí cấp bản sao văn bản công chứng: 5 nghìn đồng/trang, từ trang thứ ba (3) trở lên thì mỗi trang thu 3 nghìn đồng nhưng tối đa không quá 100 nghìn đồng/bản.